Люди в организации мероприятия: Роли и зоны ответственности

Каждый ивент требует различных специалистов для достижения успеха. Важно знать, кто за что отвечает:

1. Ивент-менеджер: отвечает за определение целей и задач мероприятия, курирует процесс подготовки, взаимодействует со всеми участниками команды и координирует их действия.
2. Креаторы и дизайнеры: разрабатывают креативную концепцию мероприятия. Они отвечают за создание уникальных идей, оформление и атмосферу.
3. Сайт-менеджер: управляет площадкой, обеспечивая ее соответствие требованиям мероприятия. Если на агентстве нет такого специалиста, обязанности этого блока может взять на себя ивент-менеджер.
4. Декораторы: занимаются оформлением мероприятия, создавая визуальные решения. Они часто работают в тандеме с дизайнерами и должны быть вовлечены на этапе разработки концепции.
5. Сценарист-копирайтер: разрабатывает тексты и сценарии для мероприятий. Он обеспечивает смысловую наполнение события, создавая необходимый контент.
6. Служба по сопровождению мероприятий: предоставляет персонал (официанты, бармены, охранники и т.д.). Если агентство не работает с соисполнителями, эти обязанности может взять на себя ивент-менеджер.
7. Банкетный менеджер: отвечает за организацию питания. Он взаимодействует с кейтеринговыми компаниями для выбора и согласования меню.
8. Технический директор: управляет всеми техническими аспектами мероприятия, от оборудования до освещения.

Ивент-менеджер выступает основным координатором, и его задачи включают:

• Подготовка брифа: создание документа, который включает цели, целевую аудиторию, пожелания заказчика, бюджет и тайминг.
• Координация креативной концепции: контроль за соответствием разработанных идей ожиданиям клиента.
• Согласование макетов: работа с дизайнерами и декораторами по созданию необходимых визуальных материалов, согласование дизайна с клиентом.
• Общение с контрагентами: донесение технической концепции, обсуждение условий и ограничений площадки, а также организация работы с другими участниками.
• Поиск и управление персоналом: формирование запросов на предоставление нужных специалистов, координация их работы.
• Организация питания: составление меню с учетом пожеланий клиента, организация дегустаций и согласование всех вопросов с банкетным менеджером.
• Управление техническим оснащением: составление списка необходимого оборудования, контроль графика его установки и тестирования.

Для успешной реализации мероприятия нужно:

1. Определить ключевые блоки: разделить мероприятие на основные элементы (например, оформление, программа, питание и т.д.).
2. Понять тип необходимых специалистов: для каждого блока требуются свои профессионалы (дизайнеры, организаторы, менеджеры и т.д.).
3. Определить доступные ресурсы: оцените, какие специалисты у вас есть в команде, а каких не хватает, чтобы осуществить задуманное.

Количество необходимых специалистов зависит от масштаба мероприятия. На крупные события потребуется больше участников команды, в то время как для небольших корпоративов может быть достаточно одного ивент-менеджера.

Эксперты в области ивент-менеджмента обладают несколькими важными преимуществами:

• Сформированная база подрядчиков: наличие надежных поставщиков, с которыми вы регулярно работаете.
• Доверительные отношения: установление доброжелательных контактов с партнерами, что облегчает сотрудничество и гарантирует высокое качество услуг.

Организация мероприятия требует четкой координации усилий большого числа специалистов: креаторов, дизайнеров, копирайтеров и многих других. Ивент-менеджер должен понимать, как сформулировать задачи для каждого из них, чтобы успешно реализовать проект и достичь запланированных целей.

Мы готовы помочь вам с организацией вашего проекта любой сложности. Присылайте бриф на почту info@doctorteam.ru, будем рады видеть вас среди наших партнеров!

Так же читайте нашу статью «Post-event сопровождение: зачем нужно сопровождение после мероприятия и как оно усиливает результат»: https://blog.doctorteam.ru/iventy-v-pikovye-daty-osobennosti-riski-i-kak-ne-proigrat-konkurenciyu-za-daty/