Как выбрать дату мероприятия, чтобы обеспечить максимальную явку

Мы живем в удивительное время. С одной стороны — нам в любое время суток доступны новости со всего мира, мы можем связаться с любым человеком в любой точке планеты в считанные мнгновения, ежедневно проходит коллосальное количество различных мероприятий, а если мы захотим развлечься — любой стриминговый сервис или онлайн-кинотеатр в нашем смартфоне. С одной стороны, расстояние для взаимодействия с миром сегодня ничтожно, как никогда. Но с другой стороны — мы постоянно находимся в облаке цифрового шума, сквозь который сложно разглядеть действительно нечто важное. И создавая не только открытый фестиваль, но и корпоративное событие, вы конкурируете за внимание человека с всем миром, наполненным социальными сетями, личными планами, порой даже простой ленью. Поэтому первое, что стоит выбрать — это правильную дату вашего события.

Дата мероприятия — это фильтр, через который проходит вся аудитория.

Неправильно выбранная дата:

• снижает явку,
• увеличивает риск отсутсвия атмосферы и потерю вовлечения,
• усложняет логистику,
• увеличивает стоимость привлечения гостей.

Правильно выбранная дата, наоборот, усиливает эффект всех остальных инструментов — от программы до коммуникаций.

Первый шаг — анализ календаря и государственных праздников.

Частые ошибки:

● назначать деловое мероприятие в «короткую неделю»;

● попадать в период длинных выходных;

● игнорировать региональные праздники.

Важно понимать: даже если праздник формально «рабочий», внимание аудитории в этот период сильно расфокусировано.

Бизнес-сезон влияет на явку сильнее, чем кажется.

В корпоративном сегменте важно учитывать:

● отчетные периоды,

● стратегические сессии,

● бюджетные циклы,

● внутренний корпоративный календарь компаний-участников.

Например, сентябрь и октябрь часто дают лучшую явку, чем ноябрь, несмотря на формально одинаковую загрузку. Цикловые фарм-концеренции часто проводят в самом начале года, а финансовые — наоборот, перед закрытием отчетности, в конце.

Выбор между буднями и выходными днями зависит от цели события.

Общее правило:

● B2B, обучение, конференции — будни;

● B2C, корпоративы, комьюнити — выходные дни.

Но даже здесь важно учитывать привычки ЦА, а не универсальные шаблоны. Если мероприятие носит деловой характер, то удобнее его провести в будние дни до конца рабочего дня. Если событие представляет собой неформальную встречу, ужин — лучше перенести на конец недели на вечер. В воскресенье многие предпочитают посвящать время себе и своей семье, поэтому фэмили-дэй или семейный фест отлично ложиться на субботу или даже воскресенье, при условии что закончится не слишком поздно.

Пиковая сезонность:

● конец года,

● весенние месяцы,

● периоды после отпусков.

Низкая сезонность:

● январь,

● середина лета,

● праздничные «разрывы».

В низкой сезонности проще добиться внимания, но сложнее собрать массовую аудиторию. В пиковые периоды — наоборот. Помните: большинство людей берут отпуск на школьные каникулы и конец лета, поэтому август не лучшее время, если ваша задача привлечь максимум целевой аудитории.

Даже идеальная дата может не сработать, если рядом проходят конкурирующие события.

Важно анализировать:

● отраслевые конференции;

● крупные выставки;

● городские события;

● внутренние события компаний.

Аудитория физически не может быть везде — перегруз снижает явку.

Удобство для ЦА — главный ориентир при выборе даты.

Что учитывать:

● географию гостей;

● командировки и перелёты;

● школьные каникулы;

● рабочую нагрузку.

Дата должна быть не «красивой», а удобной для конкретных людей.

Погодные условия важны, особенно для:

● open-air,

● гибридных форматов,

● мероприятий с перемещением гостей.

Дождь, жара или холод напрямую влияют на настроение и логистику, а значит — на общее впечатление и явку. Учитывайте движение атмосферных циклонов — мы часто отслеживаем их в специальном приложении. Дождь может не только снизить явку из-за нежелания гостей, но и в том числе из-за размытых дорог и нарушения логистики. Вспоминаем фестивали летом 2025 года…

Дата напрямую влияет на бронирование зала.

В пиковые даты:

● меньше выбора,

● выше стоимость,

● жестче условия.

Сейчас это не так распространено, но еще 5-10 лет назад хитрые event-агентства выкупали топовые площадки на горячие даты Нового года в январе, и затем неплохо могли на этом заработать.

Гибкость по дате часто позволяет:

● выбрать лучшую площадку;

● сократить бюджет;

● получить более комфортные условия аренды.

Дата-аналитика — самый зрелый подход.

Что анализировать:

● статистику явки прошлых мероприятий;

● динамику регистраций;

● статистика отмен массовых мероприятий;

● отклик на приглашения по дням недели.

Решение, основанное на данных, почти всегда выигрывает у интуиции.

Дата с максимальной явкой — это баланс:

● календаря и праздников;

● бизнес-сезона;

● сезонности;

● конкурирующих событий;

● удобства для ЦА;

● аналитики и опыта.

Правильный выбор даты — это стратегическое решение, которое закладывает успех события ещё до начала подготовки.

Если вы планируете мероприятие и хотите максимальную явку без риска провалов, команда DoctorTeam поможет подобрать оптимальную дату, учесть сезонность, загрузку рынка и специфику вашей аудитории.

Мы проектируем события так, чтобы они собирали людей — а не оправдания.