Дизайн деловой полиграфии для мероприятия

На форум с 500 участников приходит человек. Ему выдают программу в красивом буклете. Если в программе нет четкой структуры, он её выбросит на входе. Если структура есть, он вернётся к ней три раза за день.

• Зонирование: каждый уровень форума должен быть обозначен цветом или символом в программе
• Тайминг: прямо на полиграфии укажите время в минут-уточных сроках, не ‘с 10:00 по 10:45′, а ’10:00–10:30 | 10:30–10:45’
• Кому адресовано: ‘Для CEO’ или ‘Для специалистов’ рядом с каждой сессией — участник сразу видит, нужно ли ему туда

Организация форумов https://doctorteam.ru/services/organizatsiya-forumov/

QR-код на полиграфии работает только если он ведёт куда-то полезное. Если QR ведёт в пустоту или на главную страницу сайта, это раздражает.

• Каждый QR должен вести на отдельный лендинг: расписание, скачать материалы спикера, обратная связь по сессии
• Размер QR: минимум 2х2 сантиметра, иначе сканируется с трудом
• Рядом с QR кратко напишите, куда ведёт ссылка: ‘Скачать слайды’, ‘Видео выступления’, иначе сканировать не будут

Презентации https://doctorteam.ru/services/prezentatsii

Программа — это ваше заявление о том, что мероприятие организовано чётко. Если на программе опечатка, это выглядит неаккуратно, даже если форум идеально организован.

• Макет: одна сторона — трёхколонный формат по залам, вторая — детальное описание спикеров и их темы
• Инфографика вместо текста: простая схема, где какой зал, где буфет, где туалеты, работает лучше, чем 500 слов описания
• Пустые строки: оставьте место для заметок, иначе люди напишут поверх текста

Кейтеринг на деловое мероприятие — https://doctorteam.ru/services/kejtering-na-delovoe-meropriyatie/

Раздаточный материал — это не копия слайда спикера. Это пересказ темы в 300–500 слов, которые можно прочитать в транспорте и понять суть.

• Структура: заголовок, выводы (3-5 пунктов), ссылка на ресурсы, контакт спикера, а не полный текст выступления
• Вёрстка: два-три шрифта максимум, крупное выделение ключевых идей, не стена текста
• Печать: выбирайте плотность бумаги 170 г/м², чтобы материал выглядел серьёзнее обычного листка

Сувенир, который кладут в сумку и выбрасывают дома, работает против вас. Сувенир, который используют, закрепляет память о мероприятии.

• Полезный блокнот вместо брелока: блокнот со своим логотипом, который участник заполняет заметками на форуме, уйдёт с ним домой
• Держатели карт вместо хлама: металлический держатель для визиток на рабочий стол стоит дешево, но выглядит премиум
• Экологичная альтернатива пластику: бумажный пакет вместо пластикового, хотя бы частично, вызывает уважение

Дешёвая бумага и отсутствие ламинации экономит деньги, но убивает ощущение. Программа, которая мнётся после первого часа в кармане, выглядит так, как будто весь форум организован наспех.

• Плотность минимум 250 г/м² для программы, 170 г/м² для раздаточных материалов — это не роскошь, это стандарт деловых мероприятий
• Ламинация глянцевая или матовая: глянцевая отблёскивает и выглядит дёшево, матовая держит вид лучше
• Вырубка (фигурные края) вместо ровных краёв добавляет ощущение качества всего за 10% надбавки к стоимости

Эко-материалы перестали быть трендом. Это новый стандарт, особенно для форумов B2B аудитории, которая замечает детали.

• Переработанная бумага (100% или минимум 70%) выглядит серьёзнее обычной и стоит примерно столько же
• Соя-чернила вместо обычных чернил — это почти незримый апгрейд, но он есть, и экологичные компании ценят это
• Биоразлагаемые материалы для сувениров: бумажный пакет с корнем растения, который можно посадить, работает как лонг-рид про форум

Полиграфия со слишком большим количеством элементов выглядит как каталог, а не как инструмент. Минимализм — это мудрость в выборе.

• Два цвета вместо пяти: один корпоративный, один акцентный, остальное белое пространство
• Одна иерархия шрифтов: основной для основного текста, заголовочный для заголовков, без экспериментов
• Негативное пространство (белое поле вокруг текста) — это не пусто, это дыхание. На программе оно помогает читать текст быстрее на 30%

Сколько полиграфии заказывать на форум?

Плюс 15% к числу участников. Если на форум ждёте 500 человек, заказывайте 575 программ. 15% это те, кто придут с друзьями, возьмут двойной комплект, или вы пересчитаетесь.

Какой тип сервиса печати выбрать: онлайн или локальное агентство?

Если мероприятие в другом городе, онлайн-принтеры дешевле. Если в своём — пригласите типографию на ‘тестовую печать’ и проверьте цвет, качество резки. Локальное агентство даст быстрое решение проблем, онлайн может оставить вас в статусе ‘обработка’ за день до события.

Нужна ли мне программа на одной странице или она может быть буклетом?

Одна страница держит внимание, буклет (4-6 страниц) содержит больше информации. Если форум простой (одна сцена, три сессии), хватит одной страницы. Если 5+ залов одновременно, буклет.

Что делать с неиспользованной полиграфией после события?

Не выбрасывайте. Оставляйте в рецепции отеля, на сайт компании во входе, дарите спикерам. Вторая жизнь полиграфии работает как маркетинг.

Какой цвет выбрать для программы, чтобы она была функциональной?

Белая или светлая бумага с тёмным текстом читается лучше. Цветная бумага (бежевая, лёгкий голубой) выглядит премиум, но снижает контрастность на 20%. Тестируйте на макете перед тиражом.

Хорошая полиграфия не экономит время форума, но экономит энергию участников, которая переходит в лучшее восприятие.

• Программа — это внешний интерфейс мероприятия, если она сделана небрежно, весь форум кажется небрежным
• Раздаточные материалы спикера — это то, что участник прочитает утром в офисе, это ваш шанс на второе впечатление
• Качественная бумага, правильная ламинация, минималистичный дизайн стоят дёшево, но выглядят дорого
• Практичный сувенир работает как долгосрочная реклама, если он полезен, а не хлам

Хотите, чтобы полиграфия форума выглядела премиум, а не как листовки метро? Обратитесь к нам на doctorteam.ru — мы разработаем дизайн полиграфии, которая работает.

Напишите нам: info@doctorteam.ru

В Telegram-канале eventstory_by мы делимся экспертизой по организации научных и деловых мероприятий, разбираем реальные кейсы и показываем, как усиливать формат через детали.