Подарочные боксы к онлайн-корпоративу

Когда участник онлайн получает физический подарок, он понимает, что компания инвестировала в его опыт. Это создаёт эмоциональную связь, которую видео не создаёт.

• Ощущение персональной заботы: адресован лично
• Снижение цифровой усталости: человек берет физический предмет в руки
• Предчувствие события: бокс приходит за день до события
• Контент для соцсетей: люди снимают распаковку и постят
• Подтверждение присутствия: получил бокс — значит, я включен в компанию

На корпоративе Полюс Золото мы отправили подарочные боксы для 200 удаленных участников. Репосты распаковки в соцсети видели 15 тыс. человек.

Состав бокса должен быть полезным и тематичным. Бесполезный мерч выбрасывают, полезный держат годами.

• Основа: чашка, футболка или толстовка с логотипом
• Развлечение: карточная игра, головоломка, книга
• Угощение: шоколад, кофе, чай или сладости
• Носимое: носки, наклейки, закладки с логотипом
• Функциональное: блокнот, ручка, браслет

Мы рекомендуем: основа (35%), развлечение (25%), угощение (25%), функциональное (15%). На стратегических бизнес-сессиях иногда добавляем снеки и напитки для совместного распития на событии.

Онлайн-квиз как развлечь 500 человек — https://blog.doctorteam.ru/onlajn-kviz-kak-razvlech-500-chelovek/

Доставка — это самая сложная часть. Боксы должны приходить в срок и в целости.

• За 3 недели: собрать адреса участников
• За 2 недели: заказать боксы и упаковку у производителя
• За 10 дней: собрать боксы вручную или на производстве
• За 5 дней: передать в курьерскую службу
• За 1 день до события: все должны получить боксы

Мы работаем с 5-7 курьерскими компаниями одновременно (CDEK, Boxberry, DPD, Яндекс.Лавка). На один корпоратив боксы едят на авто, на другой летят самолётом — всё зависит от дедлайна.

Упаковка — это первое, что видит участник. Дизайн должен быть чистым и узнаваемым.

• Лого компании: на один из углов коробки
• QR-код на событие: прямая ссылка на трансляцию
• Минималистичная цветовая палитра: максимум два цвета
• Тиснение или печать: лучше всего на крафт-бумаге
• Отсутствие лишних текстов: человек должен сразу понять, что это

На презентации для Сбера мы делали боксы в фирменных цветах. На упаковке было только лого и дата события. Простота — это шик.

Виртуальная студия с AR-эффектами — https://blog.doctorteam.ru/virtualnaya-studiya-s-ar-ehffektami/

Боксы стоят денег. Нужно заложить это в бюджет события.

• Упаковка (коробка крафт): 50-100 рублей
• Наполнение (мерч): 300-500 рублей
• Сборка и упаковка: 50-100 рублей
• Доставка: 200-400 рублей за коробку
• Итого на один бокс: 600-1100 рублей

На 500 человек: 300-550 тыс. рублей. Это 5-10% от бюджета события. Мы считаем, что это оправданный расход. На корпоративе Еврохима бюджет на боксы был 500 тыс. рублей на 400 участников.

Мерч должен быть полезным. Никто не носит футболку, если она низкого качества.

• Футболки премиум: из хлопка 100%, размеры XS-XXL
• Кружки керамические: для кофе, с логотипом
• Ноутбуки (наклейки): 50-100 штук в виде набора
• Носки с логотипом: не очень серьёзно, но работает
• Карточные игры: с правилами на русском

Мы тестируем мерч перед каждым событием. Если на предыдущем событии люди не носили футболку, значит, нужна другая модель или размер. Мерч — это история бренда в физическом формате.

Адреса нужно собрать и проверить. Ошибка в доме или квартире — и бокс потеряется.

• Регистрационная форма: поле для адреса доставки
• Проверка: сопоставить с ФИ участника
• Фильтрация: удалить пустые адреса и опечатки
• Коммуникация: письмо участнику: «Бокс придёт на этот адрес»
• Страховка: оставить номер телефона для уточнения

На одном событии было 30 опечаток в адресах. Позвонили каждому — половина потребовала пересылки. Теперь проверяем через API Яндекс.Карт автоматически.

Распаковка может быть частью программы события. Люди открывают боксы одновременно, это создаёт синхронность.

• Момент распаковки: на 15-й минуте события, когда энергия высокая
• Ведущий описывает: что в боксе и зачем это внутри
• Челленж: люди снимают распаковку и постят в чат
• Награда: самую смешную или интересную распаковку лайкают
• Эффект ФОМО: кто не включился, видит в чате, что упустил момент

На фестивале Технониколя ввели момент синхронной распаковки, и в чате было 200+ сообщений за 5 минут. Это был один из самых интерактивных моментов события.

Записка — это личное послание. Оно должно быть тёплым и конкретным, не штамповым.

• Приветствие: «Привет, [имя]!» или просто «Привет!»
• Ценность: «Мы рады, что ты с нами на событии»
• Описание бокса: что внутри и почему это выбрали
• Инструкция: когда открыть (на событии) и как использовать
• Контакт: если вопросы, пиши нам

Записка занимает одну карточку размером 10×15 см. Должна быть напечатана на фирменной бумаге. На корпоративах мы иногда подписываем записки от руки основателя компании — это очень ценят.

Как собрать боксы за короткий срок?

Воспользуйтесь услугой 3PL (third-party logistics). Компания собирает и отправляет боксы. Стоимость: 30-50 рублей за коробку.

Можно ли использовать боксы для международной доставки?

Сложнее с таможней и сроками. Лучше отправлять мерч в страну за 2-3 месяца и хранить в местном складе.

Что делать, если адрес неправильный?

CDEK и Boxberry вернут бокс на склад. Вы его переотправляете с правильным адресом, это стоит ещё 200 рублей.

Можно ли делать боксы непосредственно перед событием?

Да, если участников мало (до 100). Больше — нужна подготовка. Сроки: 3-4 недели на всё.

Сколько времени на сборку одного бокса?

3-5 минут, если готовить вручную. Если на производстве автоматически — 1 минута на 100 боксов.

• Резервные системы обязательны на большие события.
• OBS это финальный план Б, когда всё остальное падает.
• Мониторинг в реальном времени спасает события.
• Техподдержка должна быть готова 24/7.
• Документирование сбоев помогает улучшать инфраструктуру.

Хотите, чтобы ваше мероприятие прошло без форс-мажоров? Оставьте заявку на doctorteam.ru — мы разработаем программу с планом Б под любой сценарий.

Напишите нам: info@doctorteam.ru

В Telegram-канале eventstory_by мы делимся экспертизой по организации научных и деловых мероприятий, разбираем реальные кейсы и показываем, как усиливать формат через детали.

____

Автор: Игорь Иванов, DoctorTeam. Статья основана на опыте отправки подарочных боксов на корпоративы и онлайн-события.