Работа с VIP-гостями на форуме: протокол

Если на форум все — VIP, никто не VIP. Критерий должен быть ясен: руководители больших компаний, инвесторы, спикеры, партнёры. Не расплывчато.

• Явные VIP: CEO компаний-партнёров, инвесторы, спикеры, медиа-партнёры, это основа
• Неявные VIP: те, кто может привести сделки, кто имеет влияние в индустрии, кого вы хотите видеть снова
• Максимум 5-10% участников получают VIP-статус, иначе система разваливается

Организация форумов https://doctorteam.ru/services/organizatsiya-forumov/

VIP-лаундж — это не просто отдельная комната. Это место, где VIP видны друг другу, но не видны для обычных участников. Это создаёт желаемость.

• Размер: 30-50 человек максимум в VIP-лаундже, иначе это просто ещё одна комната
• Оборудование: удобные кресла, столики, кулер с напитками, может быть лёгкие закуски, не полноценный ужин
• Расположение: видно, но не слышно из основной части форума, это создаёт интригу

Кейтеринг на деловое мероприятие https://doctorteam.ru/services/kejtering-na-delovoe-meropriyatie/

Лучший способ испортить VIP-опыт — когда VIP позвонит, и ему никто не ответит. Один менеджер на 5-10 VIP-гостей может решить любую проблему.

• Назначение: определите одного менеджера (или двух на смену) перед форумом, дайте им список VIP
• Функция: встречают VIP на входе, провожают на встречи, решают срочные вопросы, организуют трансфер если нужно
• Контакт: VIP должны знать телефон менеджера, им дается карточка при входе

Протокол сопровождения VIP похож на встречу государственного деятеля: встреча, размещение, обслуживание, провод.

• Встреча: VIP встречают на входе по имени (не ‘Вы’), предлагают напиток, провожают в лаундж
• Программа: показывают расписание, предлагают посетить те сессии, которые их интересуют, предварительно согласованные
• Провод: провожают до выхода, благодарят за участие, дают пакет с материалами

VIP-программа может отличаться от стандартной. Закрытые сессии с топ-спикерами, обеды с CEO компании-организатора, интимные нетворкинги.

• Закрытая сессия: 30 минут диалога между 5-7 VIP и спикером, это работает как ‘приватная консультация’
• Обед или ужин с организаторами: не обязательно, но если делать, то в отдельном пространстве, 8-10 человек
• Встречи с инвесторами: если на форуме есть инвесторы, организуйте целевые встречи между ними и стартапами

Закрытые встречи для VIP — это возможность познакомиться не в толпе, а лицом к лицу со спикерами и другими влиятельными людьми.

• Format: три встречи по 20 минут, 2-3 VIP плюс 1 спикер или эксперт, сидят за столом
• Регистрация: VIP выбирают, с кем они хотят встретиться, за неделю до форума
• Фасилитация: кто-то из организаторов присутствует, представляет участников, потом уходит

Пресс-конференции https://doctorteam.ru/services/press-konferentsij/

Если VIP приходит через главный вход и видят его 500 человек, это может быть неудобно. Отдельный вход решает проблему.

• Услуга трансфера: машина забирает VIP от отеля, привозит к входу VIP, не видно для других
• Приватный вход: если здание позволяет, выделите отдельный вход с охраной для VIP, это выглядит премиум
• Внимание: если используете приватный вход, охрана должна быть дружелюбной, не отпугивающей

Лучше пообещать меньше и дать больше, чем пообещать много и не исполнить. VIP помнит обещания, если они не выполнены, это отражается на репутации.

• Письмо с описанием: за неделю до форума отправьте VIP письмо с описанием программы, что его ждёт, какие встречи, контакт менеджера
• Реалистичные обещания: не обещайте встречу с CEO, если он приезжает на день, обещайте встречу с его командой
• Готовность к переменам: если спикер отменился, сообщите VIP заранее и предложите альтернативу

Сколько денег нужно потратить, чтобы VIP-программа выглядела премиум?

Не деньги, а внимание. VIP-лаундж с хорошими креслами, персональный менеджер, запланированные встречи стоят дешево, но выглядят как премиум-сервис. Главное — персональный подход, не роскошь.

Нужна ли охрана на входе VIP-лаунджа?

Смотря какой форум. Если это закрытое мероприятие, охрана нужна, она проверяет бейджи. Если открытое, охрана может отпугивать, лучше видимого разделения (красивый вход, приглашение на столе).

Что делать, если VIP приехал и ему не нравится программа?

Менеджер должен быть готов переговорить: ‘Какую сессию вы хотели бы посетить?’ или ‘Кого бы вы хотели встретить?’. Гибкость спасает ситуацию.

Может ли VIP-статус быть тайным или это всё равно должно быть видно?

Зависит от цели. Если целевая встреча между инвесторами и стартапами, статус виден в приложении, но не на бейджах. Если вы хотите создать желаемость, статус виден на красном бейджи.

Как follow-up работает с VIP после форума?

Персональный звонок менеджера в течение 48 часов: ‘Спасибо, что пришли, может вам что-то ещё нужно?’. Потом письмо с материалами форума, контакты других участников если интересно, предложение на следующий форум.

Когда VIP-гость чувствует, что его ценят, он возвращается и приносит других VIP. Это инвестиция в репутацию, а не в потребление бюджета.

• VIP-статус должен быть ясен и ограничен, чтобы иметь ценность
• Персональный менеджер решает 80% проблем, потому что VIP видит, что о них думают
• Программа для VIP может быть простой (закрытые встречи), но она должна быть ценнее, чем стандартная
• Follow-up после форума — это то, что превращает одноразовое событие в долгосрочные отношения

Хотите, чтобы VIP-гости вашего форума чувствовали себя особенными и возвращались? Обратитесь к нам на doctorteam.ru — мы разработаем протокол работы с VIP, который работает.

Напишите нам: info@doctorteam.ru

В Telegram-канале eventstory_by мы делимся экспертизой по организации научных и деловых мероприятий, разбираем реальные кейсы и показываем, как усиливать формат через детали.