Чек-лист: 100 мелочей подготовки мероприятия

Чек-лист — это не формальность, а система контроля.

Он нужен, чтобы:

• снизить риск ошибок;
• держать в фокусе пункты контроля;
• не полагаться на память;
• быстро ориентироваться в проекте.

Рабочее правило:

если пункта нет в списке — значит, его не существует.

Перед началом важно разложить проект по этапам подготовки:

• концепция и цели;
• площадка;
• техника;
• команда;
• гости;
• контент;
• финальный контроль.

Каждый этап имеет свои детали и точки проверки.

Чек-лист документов:

• договоры с площадкой и подрядчиками;
• технические требования площадки;
• план монтажа и демонтажа;
• тайминг и event-план;
• схема зонирования;
• списки ответственных;
• контакты экстренных служб;
• согласования с ТЦ / бизнес-центром (если нужно).

Отсутствие документов — главный источник форс-мажоров.

Контроль по площадке:

• доступ на монтаж;
• грузовые лифты и въезды;
• парковка и логистика;
• гардероб;
• санузлы;
• зоны хранения;
• электромощности;
• клининг до / во время / после.

Мелочи инфраструктуры напрямую влияют на впечатление гостей.

Технические нюансы — самая уязвимая зона.

Пункты контроля:

• звук (громкость, равномерность);
• микрофоны и запасные батарейки;
• свет (сцена, залы, переходы);
• экраны и коммутация;
• интернет и резервный канал;
• генератор или план Б;
• репетиции и тесты.

Техника должна быть не «достаточной», а с запасом.

Чек-лист по команде:

• список всей event-команды;
• роли и зоны ответственности;
• контакты каждого;
• время прибытия;
• внешний вид / дресс-код;
• брифинг команды;
• резервные люди.

Без распределения ролей контроль невозможен.

Чтобы ничего не забыть, проверьте путь гостя:

• приглашения и списки;
• регистрация;
• навигация;
• welcome-зона;
• тайминг ожиданий;
• питание и вода;
• комфорт и безопасность;
• выход и пост-коммуникация.

Путь гостя — это цепочка деталей, а не один момент.

Контроль программы:

• финальный сценарий;
• тайминг блоков;
• спикеры и их ТЗ;
• презентации и форматы файлов;
• резервный контент;
• музыкальные треки;
• финал мероприятия.

Любой контент должен быть проверен минимум дважды.

Чек-лист коммуникаций:

• таблички и указатели;
• схемы зала;
• инструкции персоналу;
• каналы связи;
• оповещение об изменениях;
• экстренные объявления.

Плохая навигация = потеря контроля и раздражение гостей.

Перед стартом мероприятия:

• пройдите площадку целиком;
• отметьте баг-лист;
• закройте критичные пункты;
• примите решение, что можно оставить «как есть».

Финальный список проверки — последний барьер между планом и реальностью.

Итог

Этот чек-лист организатора — универсальный шаблон, который помогает:

• держать процесс под контролем;
• управлять этапами подготовки;
• учитывать технические нюансы;
• работать с деталями, а не тушить пожары.

В ивенте выигрывает не тот, кто импровизирует, а тот, у кого есть система.