5 приложений для организатора мероприятий

Ивент — это десятки задач, подрядчиков и дедлайнов. Без цифровых инструментов страдают:

● планирование,

● коммуникации,

● контроль сроков и бюджета.

Грамотно подобранный софт снижает количество ошибок, ускоряет принятие решений и помогает сохранять фокус на результате.

Планирование — основа любого проекта. Самые популярные инструменты event-менеджера:

Trello / Asana / Notion/Bitrix/ПланФикс/ Мегаплан

Используются для:

● декомпозиции задач,

● распределения ответственности,

● контроля сроков,

● визуализации прогресса.

Эти сервисы позволяют выстроить прозрачную систему работы команды и легко масштабируются под проекты любого размера.

Оперативные коммуникации критичны в ивенте, особенно на этапе реализации.

Для команд чаще всего используют:

● мессенджеры для команд (MAX, Bitrix — переписка и постановка задач прямо внутри карточки проекта, Telegram, Пачка,Compass,VK),

● отдельные чаты под зоны и подрядчиков, группировка чатов в проектные группы обсуждения

● каналы для экстренной информации.

Грамотная структура чатов снижает шум и ускоряет реакции команды.

Финансы — зона повышенного риска. Софт для смет помогает:

● фиксировать расходы,

● контролировать маржинальность,

● планировать платежи,

● избегать ошибок в расчетах.

Чаще всего используются:

● Excel / Google таблицы, teamly, AppEvent, 1c мероприятия

● специализированные таблицы под event-проекты с учетом сроков и обьемов оплат по пунктам сметы.

Автоматизация расчетов экономит время и снижает человеческий фактор. Наша команда ведет разработку подобной нейросети, которая автоматизирует расчет любого события на базе ИИ.

Ивент-проекты генерируют большое количество файлов. Облачные хранилища решают задачу доступа и актуальности данных.

Используются для:

● хранения брифов и таймингов,

● обмена дизайн-макетами,

● доступа подрядчиков к актуальным версиям документов.

Яндекс-диск, Google, Bitrix24, VK Workspace

Это упрощает координацию и снижает риск потери информации.

В ряде проектов полезны:

● тайм-трекеры — для контроля загрузки команды, Shtab, WEEEK, Yandex Tracker

● приложения для монтажа — для быстрого создания reels, stories и отчетных видео. CapCut, InShot, VN Video Editor.

Эти инструменты не обязательны, но усиливают контроль и визуальную подачу результата.

Правильно подобранные приложения:

● упрощают планирование,

● ускоряют коммуникации,

● снижают нагрузку на менеджера,

● помогают автоматизировать рутину.

Для ивент-менеджера софт — это не вспомогательный элемент, а полноценный рабочий инструмент, который напрямую влияет на качество проекта и ресурсное состояние команды. Зачастую, работа со сметами для запросов от клиентов поглощает огромное количество времени. Наша команда Doctorteam решила в этом году запустить эксперимент: автоматизировать сметные расчеты для мероприятий. И это не обычный калькулятор с примерными данными, а полноценно новый ИИ который в считанные секунды будет создавать расчет на основе текстового ТЗ.

Если вы хотите реализовать свой проект на высоком технологическом уровне, отправьте нам заявку и мы обсудим предстоящий проект. Не забывайте подписаться на наш канал в telegram